Politique de confidentialité

 

AUDEXCO – PRIVACY POLICY 

  1. Généralités
  • En sa qualité de cabinet d’expertise comptable et de conseils fiscaux, AUDEXCO SPRL, dont le siège social est établi rue François Blavier 40, 4624 Fléron (Romsée), enregistrée à la BCE sous le numéro BE.0861.065.535, et à l’I.E.C. sous le n° 222402 4 F 03 (ci-après « AUDEXCO ») collecte et traite les données à caractère personnel de ses clients (ci-après « les Clients ») dans le cadre de sa mission (ci-après « les Services »).

Par données à caractère personnel, la présente privacy policy désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

 

  • En tant que responsable de traitement de données à caractère personnel, AUDEXCO a l’obligation de tenir un registre de ses activités de traitement. Celui-ci rubrique toutes les informations relatives aux buts pour lesquelles les données sont traitées, aux catégories de personnes concernées par le traitement des données, aux destinataires de données, à la durée de conservation des données et une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en place.

La personne responsable du traitement au sein d’AUDEXCO est M. Fabrice SELVA.

Il peut être contacté selon les modalités suivantes :

Email : info@audexco.be

 

  • En acceptant les Services d’AUDEXCO, le Client a manifesté sa volonté libre, spécifique, éclairée et univoque d’autoriser expressément AUDEXCO à traiter ses données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après « le RGPD ») et à la loi du 8 décembre 1992 relativeà la protection de la vie privée et dans les limites définies par la présente Privacy Policy.

Le Client a le droit de retirer son consentement à tout moment en contactant la personne responsable comme précisé à l’article 1.2.

Le Client reconnait par ailleurs que le traitement de ses données à caractère personnel peut s’effectuer sans son consentement préalable lorsque ce traitement est :

  • Nécessaire à la prestation des Services demandés à AUDEXCO par le Client ;
  • Nécessaire au respect d’une obligation légale (droit social, droit comptable, …) ;
  • Nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement.
    • AUDEXCO traite les données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente au regard du Client concerné. Les données à caractère personnel sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont en aucun cas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.

AUDEXCO traite les données à caractère personnel de manière adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

AUDEXCO s’engage à ce que les données traitées soient exactes et, si nécessaire, tenues à jour. Toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder.

 

  1. Nature des données traitées et objectifs du traitement des données
    • Nature des données à caractère personnel traitées

Les données traitées par AUDEXCO sont les suivantes :

  • Les données nécessaires à l’exécution des Services réclamés par le Client tels que les noms, prénoms, date de naissance, adresse postale, adresse de courrier électronique, les coordonnées bancaires du Client, enfants, affiliation à un syndicat ou à une organisation politique, données médicales ;
  • telles que ses administrateurs, actionnaires, mandataires, clients, employés, salariés, collaborateurs, fournisseurs ;
  • Les données à caractère personnel accessibles auprès de sources publiques.

Les données à caractère personnels précitées ne sont pas transmises à des pays tiers ni à des organisations internationales, sauf obligations légales.

 

  • Les données à caractère personnel communiquées par le Client sont enregistrées dans un registre, tel que décrit à l’article 1.2, qui est contrôlé et demeure à tout moment sous la responsabilité de AUDEXCO.

Ce registre comporte, outre les informations précitées :

  • une description des finalités du traitement;
  • Une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel ;
  • les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales;
  • les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données;
  • une description générale des mesures de sécurité techniques.

 

  • Finalités du traitement des données à caractère personnel
  • AUDEXCO traite les données à caractère personnel précitées aux fins suivantes :
  • L’exécution des Services comptables et fiscaux demandés par le Client ;
  • L’application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces ;
  • Le respect des obligations incombant à AUDEXCO vis-à-vis des autorités belges, étrangères et des institutions internationales en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime en application des lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales…) et sociales actuelles et futures exigeant le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont AUDEXCO est chargées.
  • L’information du Client des services proposés par AUDEXCO ;
  • La publicité et le marketing, en ce compris l’envoi de newsletter papier ou électronique de AUDEXCO ;
    • AUDEXCO a en tout cas un intérêt légitime au sens de 6 f) du RGPD à traiter les données à caractère personnel du Client pour les finalités précitées. Celles-ci sont consignées automatiquement dans le registre décrit à l’article 2.1.
    • Le Client s’engage à mettre à jour régulièrement l’ensemble des informations le concernant relatives à son compte et son profil, afin de préserver leur exactitude, et ce dans son propre intérêt, eu égard à la mission confiée à AUDEXCO.

 

  1. La conservation des données et la durée de cette conservation
    • AUDEXCO conserve les données à caractère personnel des Clients sous une forme permettant leur identification et suivant des moyens appropriés et sécurisés.
    • Les données à caractère personnel des Clients sont conservées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. En l’espèce, les données à caractère personnel des Clients sont conservées dix (10) ans après la fin des relations d’affaires avec le Client ou de l’opération effectuée à titre occasionnel conformément à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces. Les données sont ensuite effacées des fichiers d’AUDEXCO.

 

  1. Informations, Droit d’accès, de rectification et d’opposition
    • Lorsque des données à caractère personnel relatives au Client sont collectées auprès de celui-ci, AUDEXCO fournit, au moment où les données en question sont obtenues, toutes les informations suivantes :
  • L’identité et les coordonnées du responsable du traitement ;
  • Les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ainsi que la base juridique du traitement ;
  • Les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel, s’ils existent.
    • Les Clients ont le droit de demander, à tout moment, toutes les informations énoncées à l’article 4.1 selon les modalités énoncées à l’article 1.2. AUDEXCO répondra à ces demandes d’information dans le mois, sauf circonstances particulières.

 

  • Les Clients dont les données ont été collectées peuvent à tout moment et sans frais demander à AUDEXCO l’accès aux informations qui les concernent et qu’AUDEXCO conserve. Ils ont le droit de demander la mise à jour ou la rectification des informations qui seraient erronées ou incomplètes ou l’effacement des données (droit à l’oubli) à caractère personnel dans les plus brefs délais. AUDEXCO fournira si possible une notification de ce qui précède au Client concerné.

 

  • Les Clients sont en droit d’obtenir une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. AUDEXCO peut réclamer le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par le Client.

 

  • Les Clients ont également le droit d’obtenir la limitation du traitement de leurs données à caractère personnel lorsque :
  • leurs données sont inexactes ;
  • le traitement est considéré comme illicite ;
  • AUDEXCO n’a plus besoin des données au fin du traitement.

 

  • Les Clients peuvent s’opposer au traitement de données les concernant ou s’opposer à tout traitement automatisé de leurs données tel que le profilage en faisant valoir de justes motifs, pour autant que cela ne rende pas l’exécution par AUDEXCO de ses obligations plus difficile ou contraire à ses intérêts légitimes.

 

  • Les Clients peuvent en toute hypothèse à tout moment s’opposer au traitement de leurs données personnelles par AUDEXCO à des fins de marketing et ce pour l’avenir.

 

  • Les Clients sont en droit d’obtenir, dans un format structuré, les données à caractère personnel qu’ils ont fournies à AUDEXCO. Ce format doit être couramment utilisé et lisible par une machine. Les Clients ont également le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans qu’AUDEXCO y fasse obstacle.

 

  • Les Clients peuvent exercer les droits décrits aux articles 4.1 à 4.8 en contactant AUDEXCO aux coordonnées indiquées à l’article 1.2.

 

  • Pour les traitements réalisés en application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, le Client ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité. Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992, auprès de l’autorité de protection des données et conformément à l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017.

 

  1. Responsabilité d’AUDEXCO – Sous-traitant
    • AUDEXCO garantit que le traitement réalisé des données à caractère personnel des Clients est licite, proportionné et conforme aux exigences du RGPD et de la législation belge applicable.

 

  • AUDEXCO a pris toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour que le traitement des données à caractère personnel soit conforme au RGPD. Ces mesures comprennent notamment la pseudonymisation et la limitation des données. Ainsi seules les données nécessaires, selon la finalité requise, sont traitées par AUDEXCO.

 

  • AUDEXCO veille à ce que lorsque le traitement est effectué par un sous-traitant, celui-ci présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des Clients. Le traitement réalisé par un sous-traitant répond aux exigences énoncées à l’article 28 du RGPD.

 

  1. Sécurité et confidentialité
    • AUDEXCO met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel qu’elle traite. Les données sont traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

 

  • Le cas échéant, AUDEXCO procède à une analyse d’impact lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les Clients.

Les données ne seront pas transmises à des tiers autres que les partenaires d’AUDEXCO, sauf si :

  • Cela s’avère nécessaire à la fourniture des Services ;
  • Le Client a marqué son consentement pour un tel transfert ;
  • Si ce transfert est requis par la loi, une autorité judiciaire ou administrative quelconque.

 

  • AUDEXCO s’engage à ce qu’en cas de problème de sécurité lié aux données traitées, celle-ci notifiera l’incident à l’Autorité de protection des données dans les meilleurs délais. AUDEXCO informera également les Clients concernés.

 

  • Le Client déclare enfin être informé et consent à ce que des entreprises tierces traitent occasionnellement certaines données lors de prestations à caractère technique nécessaires destinées à assurer l’exécution correcte des Services prestés par AUDEXCO dans le cadre de l’accomplissement de sa mission.

 

  1. Informations de navigation
    • AUDEXCO est susceptible de collecter et conserver certains “renseignements visiteur” concernant les utilisateurs du site audexco.be tels que, par exemple le nom du domaine et l’adresse de l’ordinateur hôte à partir desquels ils accèdent à Internet, l’adresse du protocole Internet (IP) de l’ordinateur utilisé, la date et l’heure de la visite et les URL à partir desquelles les visiteurs atteignent le site internet.

Cette information de navigation n’est pas mise en lien avec des données permettant d’identifier les visiteurs et est détruite après un certain temps.

 

  • Les informations de navigation sont collectées via des cookies. Les cookies sont des fichiers texte placés sur le disque dur des ordinateurs par un serveur de page internet. AUDEXCO utilise cette information à des fins exclusivement statistiques pour analyser et mesurer la fréquentation de son site internet et pour proposer aux visiteurs certaines fonctionnalités.

 

  • Le traitement des informations de navigation décrit dans cette section peut être réalisé par des entreprises tierces, comme par exemple la société américaine Google Inc. via son outil « Google Analytics ».

 

  1. Autorité de la protection des données

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la loi du 8 décembre 1992, le Client est en droit de demander des informations complémentaires ou d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de la protection des données.

Adresse : Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles

Téléphone : +32 (0)2 274 48 00

Fax : +32 (0)2 274 48 35

Email : contact@apd-gba.be

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